7 sposobów na zmniejszenie liczby zmian w Twoich projektach

2017.12.27 by 

Proces projektowania zazwyczaj obejmuje kilka zmian, ponieważ trudno jest od razu perfekcyjnie uchwycić wizję klienta. Nie oznacza to jednak, że należy pozwolić, aby proces zmian zabrał Ci zbyt wiele czasu. Zamiast tego skorzystaj z tych wskazówek, aby zredukować czas poświęcany na wprowadzanie zmian w następnym projekcie. W ten sposób można szybciej przejść do innych projektów, zapewniając jednocześnie, że ostatni klient będzie zadowolony z wyników końcowych.

1. Poinformuj z góry o tym, ile poprawek dokonasz
Twoja umowa powinna określać, ile zmian dokonasz dla klienta. W przeciwnym razie niektórzy klienci mogą spodziewać się nieograniczonej liczby zmian, które mogą zająć więcej czasu, niż pierwotnie zakładano. Często oferuje się od jednej do trzech wersji projektu. Określ, która opcja jest dla Ciebie najlepsza, i umieść ją w umowie. Możesz również określić okres, przez jaki klient może domagać się wprowadzania zmian, w przeciwnym razie możesz otrzymać nieoczekiwaną prośbę o wprowadzenie zmian miesiąc po zakończeniu projektu.

2. Pomóż klientowi śledzić liczbę zmian
Być może Twój klient wie, że wykonasz trzy korekty, ale nie jest dla niego jasne, ile zmian już zostało wprowadzonych. Możesz to ułatwić, informując klienta, ile zmian już dokonano i ile pozostało po każdej edycji. Może to być tak proste, jak dodanie „pierwsza wersja z trzech” do tematu wiadomości e-mail. To samo można zrobić z każdą inną technologią, której używasz w projekcie.

Na przykład, jeśli używasz tablicy Google Jamboard do współpracy z Twoim klientem, zrób na górze tablicy komentarz z napisem „pierwsza z trzech wersji”. Ponieważ praca wykonywana na tablicy cyfrowej jest automatycznie zapisywana na dysku Google Drive, Ty i Twój klient zawsze będziecie mogli spojrzeć wstecz na to, co napisano, i zobaczyć, która była to wersja.

3. Włącz klienta do każdego etapu procesu projektowania
Jeśli chcesz zmniejszyć liczbę korekt, postaraj się jak najszybciej uzyskać poprawną wizję klienta. Nie ma pewności, że z każdym klientem można to zrobić, ale jest to o wiele bardziej prawdopodobne, jeśli utrzymujesz klienta na bieżąco na każdym kroku. Oznacza to uzyskanie jasnego obrazu tego, czego chce klient, zanim rozpoczniesz pracę, co może oznaczać przeprowadzenie kilku sesji burzy mózgów.

Google Jamboard jest doskonałym narzędziem do tego celu, ponieważ Ty i Twój klient możecie siedzieć w tym samym pomieszczeniu i na zmianę możecie pisać na tablicy, dodawać zdjęcia i filmy z Internetu, a nawet rysować grafiki. Jeśli nie możesz osobiście spotkać się z klientem, nadal możesz organizować burze mózgów na tablicy cyfrowej w chmurze, ponieważ tablica Google Jamboard umożliwia współpracę z innymi osobami z dowolnego miejsca. Więc nawet jeśli klienci są rozproszeni w różnych miejscach, mogą nadal przeglądać i edytować zawartość z urządzenia mobilnego podczas współpracy nad projektem, bez konieczności pobierania wielu aplikacji.

4. Edytuj w czasie rzeczywistym
Ścisła współpraca od samego początku pomoże zmniejszyć liczbę poprawek, ale nawet jeśli Ty i Twój klient doszliście do porozumienia w momencie rozpoczęcia projektu, niektóre prośby o poprawki wciąż będą pojawiać się, gdy projekt będzie w toku. Edycja projektu w czasie rzeczywistym pomoże Ci uzyskać wyniki, na które liczy klient, ponieważ możesz dokonywać zmian w projekcie zgodnie z jego życzeniami.

Dzięki tablicy Google Jamboard można przyłączyć się do zdalnej sesji jam przy użyciu tabletu, smartfonu lub przeglądarki internetowej, co oznacza, że klient może wskazać Ci zmiany nawet wtedy, gdy jest w podróży. A jeśli chcesz nawiązać połączenie konferencyjne, Google Hangouts doskonale współpracuje z tablicą Google Jamboard, dzięki czemu możesz korzystać z tego skutecznego narzędzia Google. W rzeczywistości Twój klient jest już prawdopodobnie zaznajomiony z tym narzędziem wideokonferencyjnym, ponieważ jest to część bardzo popularnego pakietu G Suite , z którego korzysta większość firm.

5. Wyjaśnij powody, dla których dokonano wyboru
Innym sposobem ograniczenia liczby zmian w projekcie jest upewnienie się, że klient wie, dlaczego podejmujesz pewne decyzje projektowe. Można to zrobić, prezentując cały projekt klientowi lub pod koniec każdego etapu projektu. Niezależnie od tego zaproś swojego klienta do sesji jam za pośrednictwem tablicy Google Jamboard i zorganizuj sesję Google Hangouts w celu wyjaśnienia swoich wyborów projektowych, odpowiadając jednocześnie na wszelkie pytania, jakie może mieć klient.

6. Zadbaj o aspekt wizualny
Kiedy projektujesz, użycie słów do opisania pomysłów zajmuje znacznie więcej czasu niż tylko pokazanie klientowi swojej wizji. Jeśli używasz tablicy cyfrowej, takiej jak Google Jamboard, możesz szkicować swoje pomysły i w razie potrzeby pozwolić klientowi na ich zatwierdzenie lub modyfikację. Możesz również dodawać zdjęcia i filmy wideo lub pisać krótkie notatki na tablicy, jeśli potrzebujesz użyć słów do opisu swoich pomysłów.

7. Uzyskaj informacje zwrotne od więcej niż jednej osoby
W wielu przypadkach klient nie jest jedyną osobą podejmującą decyzje w swojej firmie. Prawdopodobnie odpowiada on przed jedną lub wieloma osobami w organizacji i być może będą one musiały zatwierdzić wyniki przed zaakceptowaniem projektu. Więc rozważ użycie tablicy Google Jamboard i skonfigurowanie spotkania Google Hangouts z decydentami w firmie klienta. Ponieważ więcej osób będzie oceniać projekt, pozwoli Ci to zebrać wszystkie opinie za jednym razem, zamiast pojedynczych zmian na każdym etapie.

Ogólnie rzecz biorąc, bycie otwartym na klienta od początku do końca projektu pomoże uniknąć nadmiernych korekt. Tablica Google Jamboard ułatwia utrzymywanie bliskiego kontaktu z klientem. W przeciwieństwie do innych tablic cyfrowych, na Google Jamboard jest miło patrzeć nawet wtedy, gdy jest pusta, ponieważ jest na tyle dobrze zaprojektowana i stylowa, że dopasuje się do każdego kreatywnego biura. Aby dowiedzieć się więcej o tym, co sprawia, że tablica Google Jamboard jest unikalnym narzędziem biznesowym, skontaktuj się z nami już dziś!

Potrzebujesz pomocy?

Jesteśmy do Twojej dyspozycji w dowolnym momencie.

Skontaktuj się z nami

Czy masz pytania lub sugestie? Chętnie poznamy Twoje zdanie.

Skontaktuj się z nami teraz

Sprawdź naszą sekcję FAQ

Odpowiedzi na wszystkie najczęściej zadawane pytania znajdują się tutaj.

Przejdź do FAQ

Do pobrania

Tutaj znajdziesz nasze najnowsze aplikacje, broszury, instrukcje obsługi, oprogramowanie i wiele innych.

Przejdź do materiałów do pobrania