I 5 principali trend tecnologici delle sale conferenze nel 2017

2017.04.19 by 

Le riunioni dovrebbero essere momenti in cui le persone si incontrano per condividere la loro ispirazione e il progresso sugli obiettivi e i progetti aziendali. Invece, i manager e gli impiegati tremano al solo pensiero delle riunioni. Le considerano infatti fastidiosi sprechi di tempo che ostacolano la produttività. Immagina un mondo diverso in cui tutti i membri dell’azienda desiderano partecipare alle riunioni perché offrono sessioni di condivisione costruttive e collaborative. La tecnologia può farlo accadere e il 2017 è l’anno in cui accadrà, almeno per molte aziende.

Un recente sondaggio ha rivelato che c’è un divario generazionale nel modo in cui le persone valutano le riunioni, con il 55 percento dei millennial che le definisce “produttive”, mentre solo il 45 percento delle generazioni più anziane è d’accordo. La differenza potrebbe essere dovuta al tipo di tecnologia più familiare a ciascuna di queste generazioni, infatti i millennial tendono a destreggiarsi in fretta con le tecnologie avanzate.

Ecco i tre principali motivi per cui le persone odiano le riunioni:
    ● Non comunicano informazioni originali o utili.
    ● Troppo spesso la presentazione non è chiara, quindi qualcuno finisce per ripetere esattamente quello che ha appena detto qualcun altro.
    ● Senza elementi visivi accentranti, i partecipanti spesso si perdono e si distraggono.

Tuttavia, le seguenti cinque tendenze emergenti nella tecnologia per le sale riunioni stanno trasformando quelle obiezioni e garantendo che ogni riunione offra un valore aziendale tangibile.

1. Collaborazione su cloud
L’impossibilità di avere tutti nella stanza allo stesso tempo può portare a ripetitivi riassunti, ritardi dei progetti e riunioni che non vanno da nessuna parte perché i protagonisti principali non sono coinvolti. Ora le conferenze su cloud consentono ai dipendenti e ai manager di partecipare da uffici diversi o persino da fusi orari diversi. Tra le principali tendenze del 2017 nelle sale riunioni identificate da Exhibitor Online c’è il collegamento wireless. La transizione verso soluzioni tecnologiche di conferenza completamente digitali elimina la necessità per l’IT di partecipare alle riunioni in caso di problemi di connessione e ne aumenta la produttività complessiva.

2. Integrazione semplificata dei documenti
Durante le riunioni, si usava dire: “Ti mando un...”. Di solito significava che dopo l’incontro ci sarebbe stata una raffica di documenti condivisi tramite e-mail o altri canali di comunicazione. I server erano pieni di documenti duplicati e nessuno sapeva per certo se aveva l’ultima versione. Ora la tecnologia per le conferenze può facilmente integrare i documenti in modo che tutti i partecipanti siano allineati. Information Age ha annunciato che “nel 2017 i CIO acquisteranno soluzioni di comunicazione focalizzate sulle esperienze piuttosto che sulla tecnologia, eliminando le distinzioni tra comunicazione, collaborazione e produttività”. Integrando gli strumenti di produttività, inclusi documenti e calendari, in un’unica piattaforma di presentazione, tutti usciranno dalle riunioni con un’idea comune di cosa fare e come farlo.

3. Lavagne interattive
Le lavagne, durante le riunioni, sono sempre state problematiche. I pennarelli non sono uno strumento ottimale e si seccano facilmente. Inoltre, le lavagne si macchiano con immagini “fantasma” che non si riescono più a togliere. Le scritte “Non cancellare!” vengono spesso ignorate. Le informazioni non possono essere condivise fuori dalla stanza. Tutti questi problemi appartengono al passato. Ora i relatori efficienti possono contare su lavagne digitali con schermi piatti interattivi. L’accesso alla tecnologia interattiva è stato selezionato come la tendenza più importante dal 77% dei leader del settore alla conferenza IACC sulla “Sala riunioni del futuro”. Sulle lavagne interattive è possibile creare infinite immagini digitali che possono essere salvate su un disco, condividere i pensieri online e iniziare con una lavagna bianca quando è il momento di andare avanti.

4. L’attenzione ai dispositivi mobili
L’arrivo delle “app” ha permesso di lavorare da qualsiasi luogo. Gli uffici mobili potevano fare qualsiasi cosa tranne accogliere le persone. Ma adesso possono. Gli stessi strumenti di collaborazione, software di presentazione e lavagne interattive sono arrivati anche sul tuo dispositivo mobile. Le app mobili ora consentono ai partecipanti alla riunione non solo di visualizzare la presentazione, ma anche di contribuire da remoto con le proprie idee e immagini.

5. Tutti i punti precedenti
Gli ultimi progressi nella tecnologia delle sale riunioni dimostrano come tutte queste tendenze convergano. Google Jamboard ne è un ottimo esempio. Per gli integratori di sistemi AV aziendali, la risposta futuristica di Google alla tecnologia per le riunioni è sia un risparmio di tempo che di scocciature. I team non devono più collaborare in modo approssimativo utilizzando un insieme di piattaforme confuse, ognuna delle quali richiede download e installazioni. Google Jamboard dispone di un display 4K da 55 pollici con il miglior tempo di risposta al tocco della categoria. Lo stilo e la gomma in dotazione funzionano senza associazione o batterie. All’interno, la piattaforma basata su cloud si integra perfettamente con Gmail, Google Drive e il resto delle app di produttività per ufficio in G Suite. Non importa dove siano i tuoi dipendenti: nella stessa stanza o sui loro dispositivi mobili, potranno condividere visivamente le loro idee, scambiare documenti e fissare scadenze per le cose da fare.

Ma Google Jamboard è solo l’inizio. BenQ presenta una gamma di display a schermo piatto interattivo che possono migliorare la collaborazione e aumentare la produttività. Le dimensioni variano da 55 fino a 86 pollici, e alcuni integrano un’interattività multi-touch a 20 punti. BenQ mette a disposizione tutti gli strumenti, ogni volta e in ogni luogo in cui ci sia una presentazione da fare.

Come tenere riunioni più produttive
I leader aziendali hanno bisogno di un posto centralizzato dove trovare tutte queste tecnologie. BenQ fornisce le tecnologie di comunicazione e collaborazione, fra cui Google Jamboard . Metti in primo piano le tue idee grazie a uno schermo piatto interattivo 4K da 55 pollici con applicazioni basate su cloud. Tutti possono partecipare quando presenti il tuo piano con nitidezza cristallina.

Inoltre, grazie allo schermo piatto interattivo BenQ, puoi usufruire della funzionalità di presentazione wireless tramite l’utilizzo di software ad alte prestazioni. Con l’esclusiva app di presentazione wireless InstaQShare BenQ, gli utenti aziendali possono iniziare a presentare e trasmettere contenuti multimediali in qualità Full HD e senza intoppi da qualsiasi dispositivo Android, iOS, Mac o Windows con altri 15 relatori connessi in wireless. Inoltre, il sistema di presentazione wireless BenQ InstaShow™ e il dongle WiFi QCast sono in grado di soddisfare le esigenze dei dipendenti di oggi in termini di presentazione wireless. Non necessitando di alcun software, InstaShow™ può semplicemente essere inserito in un portatile per iniziare una collaborazione wireless in un istante tramite la pressione di un tasto, con il massimo della sicurezza; invece, il dongle QCast permette lo streaming wireless in full HD da qualsiasi computer portatile o dispositivo con Android o iOS.

Contatta BenQ per implementare queste tecnologie nella tua azienda. Se alla prossima riunione vuoi sfruttare al massimo la tua immaginazione, ispirazione, possibilità e competenza, parla con BenQ e mettile tutte in mostra.

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